DELIBERATION N°94-063 DU 28 JUIN 1994 relative à la demande d'avis de la caisse nationale de l'assurance maladie des travailleurs salariés relative à la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé "ANAISS" de gestion des dossiers des assistants sociaux.
(demande d'avis n° 343527 )

Vu la Convention n°108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé de données à caractère personnel;
Vu la loi N°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret 78-774 du 17 juillet pris pour son application;
Vu l'article 226-13 du nouveau code pénal relatif à l'atteinte au secret professionnel;
Vu l'ordonnance n°67-706 du 21 août 1967 relative à l'organisation administrative de la sécurité sociale et son décret d'application n°67-1232 du 27 décembre 1967, modifié;
Vu les dispositions de la circulaire A.S.S. N°107/87 du 23 février 1987;
Vu le projet d'acte réglementaire présenté par la Caisse Nationale d'Assurance Maladie des Travailleurs Salariés

Après avoir entendu Monsieur Maurice VIENNOIS en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations;

Considérant que la Caisse Nationale d'Assurance Maladie des Travailleurs Salariés (CNAMTS) a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis relative à la mise en oeuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé "Application Nationale Informatique des Services Sociaux", soit "ANAISS";
Considérant que le traitement concerne les seules unités locales des services sociaux des caisses régionales d'assurance maladie (CRAM) et des caisses générales de sécurité sociale (CGSS);
Considérant que la finalité du traitement est l'informatisation du poste de travail de l'assistant social;
Considérant que cette informatisation a pour objet de permettre à chaque assistant social de mémoriser sur micro ordinateur les données figurant jusqu'à présent dans les dossiers papier qu'il constitue pour chacun des assurés dont il a la charge;
Considérant qu'il doit également permettre la production d'un certain nombre de courriers ou documents destinés aux différents partenaires contactés au cours de l'examen de la situation sociale d'un demandeur d'aide;
Considérant que le traitement ANAISS doit être considéré comme un instrument d'aide à l'instruction des actions sociales engagées et que son utilisation n'implique pas une disparition des dossiers actuels constitués sur support papier;
Considérant que les informations mémorisées sont des renseignements objectifs et factuels à l'exclusion de toute appréciation d'ordre subjectif qui concernent le bénéficiaire de l'aide, l'assuré social s'il n'est pas le bénéficiaire, la composition du foyer, les personnes dépendantes qui y vivent, des éléments financiers, le travail de l'assistant social et ses différents partenaires extérieurs au cours de l'instruction du dossier;
Considérant que les informations telles qu'elles résultent des différentes rubriques du traitement ne devront être enregistrées que dans les strictes limites des besoins du travail social poursuivi;
Considérant qu'en aucun cas il ne saurait être fait obligation à l'assistant social de saisir dans le traitement, ou de faire saisir par le secrétariat, la totalité des renseignements qu'il est susceptible de détenir dans ses notes personnelles;
Considérant sur ce point que l'assistant social responsable du dossier doit demeurer seul compétent pour apprécier la nécessité de compléter le traitement de telle ou telle information portée à sa connaissance par la personne qui a saisi le service social;
Considérant que tout assuré social demandeur d'aide peut s'opposer à ce que des informations le concernant fassent l'objet d'un traitement automatisé d'informations nominatives;
Considérant en conséquence qu'il doit être clairement informé de l'existence de son droit d'opposition, des conséquences éventuelles d'un refus à l'égard du traitement de sa demande, ainsi que des modalités d'exercice de son droit d'accès et de rectification à l'ensemble des renseignements mémorisés le concernant;
Considérant que l'ensemble des informations ne doit pas être conservé au delà d'une période de six mois à partir du moment où l'assistant social estime que le cas qui lui a été soumis a trouvé sa solution;
Considérant que les seuls utilisateurs du traitement sont les assistants sociaux de l'unité locale du service social, y compris l'assistant social responsable de l'unité, les personnels administratifs assurant le secrétariat du service placés sous la responsabilités des assistants sociaux;

RECOMMANDE que parmi les assistants sociaux, seuls deux d'entre eux, dont l'un à titre principal en sa qualité de responsable du dossier, l'autre étant choisi par le premier en cas d'indisponibilité de sa part, en concertation avec l'assistant social responsable de l'unité locale, aient accès aux données nominatives enregistrées sur le compte du bénéficiaire de l'aide;

RECOMMANDE que des mesures de sécurité soient prévues afin que tout assistant social sous la responsabilité duquel les données sont saisies détermine les modalités selon lesquelles les personnels administratifs assurant le secrétariat puissent avoir accès aux données; que ces modalités soient compatibles avec la nécessité de respecter la confidentialité des informations collectées dans le cadre d'un travail social;

Considérant que les CRAM et les CGSS qui désireraient mettre en oeuvre le traitement ANAISS au sein de leurs unités locales du service social saisiront préalablement la Commission d'une déclaration simplifiée de référence au modèle;

Considérant que cette prescription devra figurer dans l'acte réglementaire;

Emet sous ces réserves un avis favorable au traitement de la Caisse Nationale d'Assurance Maladie des Travailleurs Salariés dénommé "ANAISS".