Considérant que l’organisation d’actions collectives adaptées en faveur des personnes aidées nécessite de disposer d’informations sur les difficultés rencontrées par ces personnes et en conséquence d’utiliser certaines données contenues dans les dossiers sociaux informatisés ;
Considérant que cette finalité est légitime ;
Considérant qu’il est en particulier envisagé de recourir à des codifications qui détaillent les difficultés rencontrées par les personnes suivies et sont d’ores et déjà utilisées dans le cadre de la gestion individuelle de leurs dossiers ;
Considérant que, ainsi que la Commission l’a rappelé dans l’avis rendu le 28 juin 1994, il appartient à l’assistant social ayant pour charge la personne ou la famille, eu égard aux difficultés sociales desdites personnes, la nature des informations à faire figurer dans le dossier ; qu’il lui revient ainsi de déterminer les caractéristiques de la situation de ces personnes et le type d’action à mentionner dans le dossier informatisé ;
Considérant toutefois que eu égard aux particularités des situations sociales rencontrées il peut s’avérer qu’aucun des codes proposés ne corresponde à la situation constatée ou que ce code la décrive de manière inadéquate ;
Considérant ainsi que la saisie de ces informations ne peut présenter un caractère systématique ;
Considérant en outre que certaines codifications, par leurs intitulés, relèvent d’une appréciation subjective de l’assistant social ; que, dès lors, leur exploitation à des fins d’organisation d’actions collectives de travail social demande à être évaluée au terme d’une année de mise en œuvre effective de telle sorte, en particulier, que les codifications retenues puissent le cas échéant, être améliorées ainsi que la CNAMTS s’y est d’ailleurs engagée ;
Considérant que la CNAMTS souhaite également que les informations enregistrées dans les dossiers sociaux individuels soient transmises aux échelons régionaux et nationaux du service social en vue d’exploitations statistiques destinées à faire ressortir les principales caractéristiques et problèmes des bénéficiaires ainsi que les résultats des interventions sociales ;
Considérant que, pour éviter l’identification des personnes, ont été supprimées, à la demande de la Commission, les données relatives à l’état civil des bénéficiaires et des assurés, aux numéros les identifiant dans les différents organismes sociaux concernés, à l’identification des personnels sociaux ;
Considérant que la CNAMTS s’est par ailleurs engagée à ne produire aucune statistique correspondant à des groupes de moins de dix personnes et, de façon générale, à prendre toutes mesures nécessaires pour éviter, par recoupement d’informations, l’identification des personnes ;
Considérant que les mesures ainsi prises pour garantir la confidentialité de ces informations sont satisfaisantes ;
Considérant toutefois qu’il avait été envisagé de transmettre, sous forme détaillée, les codifications relatives aux difficultés rencontrées par les personnes aidées ;
Considérant que, eu égard à la finalité statistique des traitements envisagés, la transmission sous cette forme de ces informations n’est pas pertinente et adéquate ; qu’en conséquence la CNAMTS a proposé que les intitulés des codifications soient regroupées en catégories plus objectives ;
Considérant qu’il convient de prendre acte des modifications ainsi apportées tout en demandant à disposer d’un bilan des traitements statistiques effectués au terme d’un délai d’un an de mise en œuvre ;
Considérant que les seuls utilisateurs du traitement sont, au plan local, les assistants sociaux de l’unité de service social, y compris l’assistant social responsable de l’unité, les personnels administratifs assurant le secrétariat du service placés sous la responsabilité des assistants sociaux ; qu’en cas de réalisation d’actions collectives, les assistants sociaux concernés pourront être habilités, dans l’intérêt des personnes, à avoir accès à des informations concernant des assurés dont ils n’assurent pas habituellement le suivi ;
Considérant que les procédures d’habilitation doivent être définies en concertation avec les assistants sociaux et doivent être conçues pour assurer un accès différencié aux informations, sous forme de codes d’identification et d’accès personnalisés ;
Considérant que dans les échelons régionaux et nationaux du service social, seuls les personnels habilités de ce service pourront avoir accès aux bases statistiques ;
Considérant que les informations appelées à être communiquées aux échelons régionaux et nationaux seront télétransmises ;
Considérant à cet égard, que pour éviter tout accès incontrôlé de la base, il importe que les opérations de télétransmission soient réalisées à l’initiative des services locaux ;
Considérant en outre qu’il convient de recommander la mise en place soit d’une télémaintenance sur base fictive, soit d’une maintenance sur site ;
Considérant qu’un dispositif de journalisation des interrogations doit être mis en place tant au plan local qu’aux niveaux régionaux et nationaux ;
Prenant acte qu’aux termes de l’acte réglementaire présenté, les informations sont enregistrées dans le traitement ANAISS en accord avec le bénéficiaire de l’aide ;
Considérant que tout assuré social demandeur d’une aide peut s’opposer à ce que des informations le concernant fassent l’objet d’un traitement automatisé d’informations nominatives ;
Considérant en conséquence qu’il doit être clairement informé de l’existence de son droit d’opposition, des conséquences éventuelles d’un refus à l’égard du traitement de sa demande, ainsi que les modalités d’exercice de son droit d’accès et de rectification à l’ensemble des renseignements mémorisés le concernant ; que la Commission devra avoir connaissance des dispositions pratiques prises à cet effet ;

EMET UN AVIS FAVORABLE à la mise en œuvre, pour une durée expérimentale d’un an, des nouvelles finalités du traitement ANAISS ;

signé : Le Président
Michel GENTOT