« Fiches familles » informatisées – Département de la Moselle.
Rencontre CNIL du 10 avril 1999

Ligue des Droits de l'Homme
Collectif Informatique, Fichiers et Citoyenneté
Collectif pour les droits des citoyens face à l'informatisation de l'action sociale

Contexte de mise en place
Contenu
Conséquences et risques
Précédents établis par l'usage
Conclusion

I. Observations sur le contexte de mise en place des « fiches familles » :

[1] Les « fiches familles » sont présentées comme partie intégrante du rapport d’activité du service départemental d’action sociale.

[2] Les objectifs de la « fiche famille » :
- « connaître la population accompagnée à l’aide de quelques critères » ;
- « conduire une évaluation dynamique de l’action menée par les AS auprès des familles et/ou personnes », c’est-à-dire notamment « suivre dans la durée la progression de chaque famille et/ou personne et constituer un véritable dossier de suivi susceptible d’être transmis en cas de changement de résidence » ;
- « évaluer la mise en œuvre des missions définies dans le cadre de mission du service ».
Ainsi il y a combinaison :
- d’un objectif à visée statistico-sociologique,
- d’un objectif à visée de gestion des situations individuelles,
- d’un objectif d’évaluation des pratiques professionnelles à visée de contrôle de la mise en œuvre des missions par les AS  (fiches missions : missions, problématiques, traitement proposé, incidence du traitement sur les problématiques).

[3] Le remplissage des « fiches familles » par les AS présente a priori un caractère obligatoire, pour répondre à ces objectifs.

[4] Une « fiche famille » est ouverte pour toute personne ayant bénéficié d’une « intervention du service supérieure à deux mois consécutifs » ou de la « conduite d’au moins trois opérations ou interventions » ou de la « mobilisation par le service d’un dispositif ou d’une mesure de protection ou prévention ». La condition : « conduite d’au moins trois opérations ou interventions » peut tout à fait correspondre à un contact répété dans le cadre de « demandes de renseignements qui n’ont pas abouti à une intervention sociale ou à une mesure d’aide sociale » (cf. courrier CNIL du 2/7/94 au Président du CG de l’Ain).
Cela signifie qu’une « fiche famille » est ouverte pour la quasi intégralité des personnes ayant recours au service social.

[5] Les items de la « fiche famille » sont classés dans 7 rubriques. Ils comportent jusqu’à plus de 400 déclinaisons possibles pour l’ensemble des items si l’on ajoute celles remplies au temps 1 (1ère rencontre) et celles remplies au temps 2 (fin d’année ou fin d’intervention) : remplir correctement ces fiches revient à pratiquer un interrogatoire systématique sur des questions qui ne sont pas nécessairement en rapport avec la demande formulée par la personne.

II. Observations sur le contenu des « fiches familles » :

[1] Identification de la fiche.
Celle-ci comporte : le code professionnel (numéro de l’UTAS et numéro du secteur affecté par localités), le numéro de dossier, l’année d’ouverture sur le secteur, l’année d’ouverture au service social, l’année en cours.
La combinaison de ces informations détermine le caractère indirectement identifiant des « fiches familles » : l’anonymat annoncé des « fiches familles » est un leurre, en particulier eu égard à la faible densité démographique spécifique aux zones rurales.

[2] Composition de la famille et état civil.
Le recueil comporte des données concernant non seulement la personne qui formule la demande mais aussi son entourage relationnel adulte vivant au foyer, même si celui-ci n’est pas impliqué dans la demande : ce recueil de données concerne donc potentiellement certaines personnes alors qu’il est réalisé à leur insu, il s’agit par exemple d’enregistrer une information sur leur nationalité (avec les 3 déclinaisons « français », « étranger U.E. », « étranger hors U.E. »).
Le recueil comporte aussi des données sur les enfants, comme « mineurs placés par l’autorité judiciaire » : il peut ne pas être opportun de poser une telle question dans le cadre d’une demande précise n’ayant aucune conséquence sur cet état de fait ; par contre, les fiches étant indirectement identifiantes, n’y a-t-il pas le danger de stigmatiser des familles « carentes sur le plan éducatif », des familles dites « à risque » ?

[3] Niveau et nature des ressources.
Le recueil comporte de très nombreux items dont « pension d’invalidité », « allocation aux adultes handicapés », « allocation d’éducation spéciale », « pension alimentaire », qui révèlent des informations sur la santé, la vie privée des personnes, alors que comme précédemment ces informations peuvent n’avoir aucune utilité pour répondre à la demande de la personne ; les fiches étant de plus indirectement identifiantes, ces informations révèlent bien des données sensibles (santé, intimité de la vie privée) sur les personnes.

[4] Logement.
Le recueil comporte des items comme « logement précaire » ou « absence de logement ou d’hébergement » : ce dernier item recouvre des situations comme « sans domicile fixe » ou « squatter » à la lecture des « consignes de renseignement de la fiche », p.12 du « Rapport d’activité du SDAS 1998 ».
Il convient de formuler la même remarque que précédemment sur le caractère potentiellement stigmatisant de l’information quant à la situation de la personne, alors que cette donnée n’a pas automatiquement de lien avec sa demande.

[5] Existence de mesures et services exerçant un suivi auprès de la famille.
Mêmes observations que pour les données « logement » et les données « enfants ».

[6] Problématiques diagnostiquées (quatre « fiches mission »).
- Observation n°1 : toutes les « problématiques diagnostiquées » se résument à des « difficultés » ou des « risques », ce qui enferme d’emblée de façon réductrice les personnes dans leurs « manques ».
- Observation n°2 : on retrouve des catégories similaires à celles déjà analysées à propos des typologies du département de l’Ain, comme « difficultés relationnelles », « difficultés d’adaptation », « difficultés événementielles », « désinsertion sociale [liée à des problèmes d’]intégrité psychique » ; elles sont caractérisés par leur subjectivité, leur caractère figé, arbitraire, « décontextualisé », il s’agit comme dans l’Ain d’une mise en fiche sous une forme lapidaire des problématiques individuelles les plus complexes vécues par les personnes en difficulté. Pour les raisons déjà explicitées à propos des typologies de l’Ain, l’apport d’un lexique, définissant ces catégories, ne modifierait pas la donne, puisque leur appréhension et leur emploi resteraient dépendant de l’échelle de valeurs de chaque travailleur social donc de sa subjectivité. A noter que la notion d’« intégrité psychique » fait appel à des compétences qui ne sont pas les compétences de base requises des assistants sociaux.
- Observation n°3 : l’appréciation censée être portée par l’assistante sociale sur « l’incidence du traitement sur la problématique » sous la forme de « + » (« effet globalement positif  »), « - » (« effet globalement négatif  »), ou « = » (« globalement sans effet ») relève d’une procédure absolument inappropriéé pour l’évaluation de phénomènes aussi complexes que l’évolution de « difficultés relationnelles au sein du couple » par exemple.
Cela laisse croire que l’évaluation du travail social, qui consiste en la prise en charge des situations éminemment complexes des individus dans leur environnement social, puisse se résumer à une auto-notation semi-quantitative d’actes ou d’orientations professionnels déconnectés les uns des autres.

Ainsi les quatre « fiches mission » ne sont absolument pas opératoires, ni pour répondre à l’objectif à visée statistico-sociologique (items lapidaires correspondant à des phénomènes d’interprétation très complexe), ni pour répondre à l’objectif à visée de gestion des situations individuelles (items ne pouvant remplacer la méthodologie de travail inscrite dans un authentique dossier social).

III. Conséquences et risques de la mise en place des « fiches famille » :

A) Résumé des caractéristiques de « fiches familles ».

[1] Objectif triple : suivi individuel des familles (= dossier familial standardisé), connaissance de la population (= statistiques « socio-démographiques ») et évaluation dynamique des actions et des missions réalisées (= tableaux de bord pour le contrôle des activités des professionnels).
[2] Fiches indirectement identifiantes.
[3] Caractère quasi exhaustif du recueil.
[4] Territorialisation du recueil (secteurs des AS identifiant le canton et la commune d’habitation de la famille).
[5] Très nombreux items, dont certains portent sur des données sensibles et/ou fortement subjectives, et items très souvent réducteurs quant aux problématiques des personnes, pointant exclusivement la dimension de leurs difficultés. Impossibilité de nuancer les jugements de valeur portés sur les usagers par les AS au travers de ces items.
[6] Formulation de solutions sous la forme de « traitement » et formulation de résultats sous la forme d’« incidence sur la problématique », totalement inadaptées aux situations complexes des familles.

B) Quels en sont les risques potentiels ?

[1] Sur le plan individuel, un profilage des « problématiques » des personnes réduites à leurs difficultés à partir d’items prédéfinis à caractère plus ou moins stigmatisant :
- cela risque d’induire une approche stéréotypée de l’analyse des situations des personnes et des réponses à leur proposer,
- cela laisse craindre d’aboutir à une gestion de l’action sociale qui se résume à des projets stéréotypés prédéfinis sur profils.
On retrouve la notion de « casier social » attaché à un individu ou à une famille.
[2]  sur le plan collectif, un profilage d’îlots de populations « à risque » (cf codes UTAS et secteur, le secteur pouvant concerner une commune de quelques centaines d’habitants) à partir de ces items :
- risque de chercher à objectiver des différences de taux d’enfants placés, de personnes ayant un problème de « difficulté intégration sociale », d’une zone à l’autre,
- crainte que cela contribue à renforcer la stigmatisation de certains quartiers, soulevant les réserves que la CNIL a exprimées à l’égard des risques de « cartographie de l’exclusion »*. Cela pourrait aussi à l’extrême déboucher sur des mesures discriminatoires (ex : l’employeur refusant l’embauche d’une personne résidant dans un secteur marqué par telle « tare sociale » identifiée grâce aux données statistiques issues des « fiches famille »)...

* Rappel de la délibération CNIL n° 97-091 du 25/11/1997 qui considère que « (..) compte tenu (…) du caractère subjectif de certaines codifications, l’exploitation par le Conseil Général de ces statistiques ne peut constituer un instrument de mesure (...) des caractéristiques de la population suivie » ?

C) Inconnues :

[1] Modalités d’information des usagers sur leurs droits (d’accès, de rectification, d’opposition conformément à la loi du 6/1/1978 modifiée) à l’égard de ce recueil informatisé de données à partir des « fiches familles » ?
[2] Modalités d’information des professionnels sur le traitement des données des « fiches famille » ?
[3] Modalités de traitement de ces données : notamment mesures prises pour en assurer l’intégrité et la sécurité ?
[4] Système d’habilitation des professionnels pour l’accès à ces données ?
[5] Destinataires du traitement de ces données ?
[6] Durée de conservation de ces données ?
[7] Modalités de croisement avec les données issues des traitements SAGAS et GEREMI ?
[8] Modalités d’échanges de données avec d’autres organismes ?

Nous ne disposons d’aucune information permettant de répondre à ces questions.

IV. Précédents constitués par l’usage actuel des dossiers nominatifs gérés dans les applications SAGAS et GEREMI et par les pratiques de l’administration départementale en matière de concertation :

[1] Sur la concertation avec les professionnels et leurs représentants.
Il est à noter que seules quelques personnes ont été interrogées sur les « fiches familles » déjà préétablies sans que le projet ait été soumis à une concertation générale auprès des assistantes sociales du SDAS.
Le dossier n’a été « évoqué » pour information en Comité Technique Paritaire qu’à la demande des organisations syndicales, toutefois les élus du personnel n’ont pas été appelés à se prononcer, et suite à leur demande, le dossier a été soumis à la CNIL.

[2] Sur l’information des usagers .
Il ne paraît pas avoir été prévu par les responsables des services d’action sociale du département de la Moselle d’informer systématiquement les usagers sur l’existence d’un traitement automatisé des informations les concernant, ni sur leurs droits prévus par la loi du 6 janvier 1978. Au contraire, l’initiative prise par des travailleurs sociaux, face à cette carence, d’apposer une affiche d’information sur ce sujet a fait l’objet de réactions négatives de la part de l’autorité territoriale, en demandant le retrait immédiat de l’affiche.

[3] Sur l’information des professionnels.
Les assistants sociaux de terrain ont été informés pour la première fois, lors d’une formation en septembre 1998, de la gestion automatisée dans les applications SAGAS et GEREMI des dossiers sociaux qu’ils instruisent de longue date (pour certaines procédures ASE, aide sociale, relogement, RMI, certificats de santé).

[4] Sur l’accès aux données.
Les assistants sociaux ont pu faire les constats suivants :
- leur mot de passe confidentiel leur a été communiqué dans un courrier simple par voie postale, sans précaution particulière ;
- lors d’une formation, les professionnels présents ont pu constater que le formateur, extérieur à l’administration départementale, pouvait accéder aux dossiers nominatifs, sans utiliser de mot de passe ;
- chaque assistant social a accès à tous les dossiers nominatifs gérés dans SAGAS et GEREMI, c’est-à-dire ceux de son secteur, mais aussi tous ceux de toutes les UTAS du département de la Moselle. Il n’y a aucun accès sélectif. Ainsi pour exemple, il a été possible d’apprendre que la femme d’un fonctionnaire de police bien connu bénéficiait d’une allocation adulte handicapé ou d’avoir accès au numéro de téléphone d’une personne qui avait demandé à bénéficier d’une inscription en liste rouge…

[5] Sur l’intégrité des données.
Les dossiers instruits par les travailleurs sociaux ou médico-sociaux font l’objet d’une saisie informatique dans SAGAS ou GEREMI par des agents qui ne travaillent pas directement avec eux (secrétaire de CLI, du GIPDAL,…).
Les professionnels à l’origine du recueil des informations ont pu constater un certain nombre de saisies erronées conduisant à des informations aberrantes, qui apparaissent ensuite lors de la consultation sur écran des dossiers (consultation généralisée possible par tous les travailleurs sociaux du département, cf. supra), par exemple dans un dossier RMI « profession : incarcéré ».

Ces multiples exemples mettent en évidence, de la part des responsables des services sociaux du département de la Moselle, une pratique du traitement et de l’usage des données sociales nominatives informatisées qui semble peu conforme aux exigences de la loi informatique et libertés, notamment s’agissant de données sensibles portant sur des personnes en difficulté sociale ou psychologique.

V. Conclusion :

Au vu de l’analyse développée ci-dessus quant au contenu et au contexte de mise en œuvre des « fiches familles » par le département de la Moselle, nous demandons à la CNIL de donner un avis défavorable à la mise en place d’un traitement informatisé de ces « fiches familles », en l’état.